Pełnomocnikiem do spraw zgłoszeń sygnalistów

w SP ZOZ w Bogatyni jest Joanna Kucal

Formularz zgłoszeniowy   ---------> Pobierz<---------

Regulamin zgłaszania przypadków naruszeń prawa

oraz ochrony Sygnalistów

w Samodzielnym Publicznym Zespole Opieki Zdrowotnej w Bogatyni

Regulamin został opracowany na podstawie

Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 209/1937 z dnia 23.10.2019r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii

Oraz

Ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów ( Dz.U.2024.928)

Wstęp

1. Celem niniejszego Regulaminu jest w szczególności określenie :

• naruszeń prawa podlegających zgłoszeniu
• osób uprawnionych do dokonywania zgłoszeń
• zasad przyjmowania i procedowania dokonanych zgłoszeń wewnętrznych
• zasad ochrony Sygnalistów

1. Dane osobowe osoby, której nadano status sygnalisty, podlegają szczególnej ochronie    

w celu ograniczenia osobistego ryzyka osoby zgłaszającej nieprawidłowości, w tym negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się zgłoszenie.

1. Zasady określone niniejszym Regulaminem nie naruszają, ani nie ograniczają obowiązku dokonania zawiadomienia właściwym organom państwowym zgodnie z ich kompetencjami, zwłaszcza w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa.
2. Głównym adresatem zgłoszeń jest osoba wyznaczona jako pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów, a w uzasadnionych przypadkach Dyrektor SP ZOZ w Bogatyni.
3. Postępowanie wyjaśniające prowadzi zespół wyjaśniający pod kierownictwem pełnomocnika ds. zgłoszeń sygnalistów. Zespół  wyjaśniający powołuje Dyrektor na wniosek pełnomocnika ds. zgłoszeń sygnalistów.

§ 1

Definicje

1. Sygnalista (osoba zgłaszająca) – pracownik, były pracownik, kandydat do pracy, który uzyskał informację o naruszeniu prawa, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy np. umowa cywilnoprawna, stażysta – ujawniający za pomocą wskazanych w Regulaminie kanałów w dobrej wierze informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą;
2. Działania następcze - działania podjęte przez pracodawcę lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
3. Działania odwetowe - bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę dla osoby dokonującej zgłoszenia;
4. Informacja o naruszeniu prawa - informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałych lub potencjalnych naruszeń, do których doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą osoba dokonująca zgłoszenia utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy, lub dotyczące prób ukrycia takich naruszeń;
5. Informacja zwrotna - przekazanie osobie dokonującej zgłoszenia informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów tych działań;
6. Kontekst związany z pracą -  całokształt działań związanych z pracą w ramach których osoby uzyskują informacje na temat naruszeń
7. Osoba które dotyczy zgłoszenie - osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub z którą osoba ta jest powiązana;
8. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - oznacza osoba fizyczna, która pomaga zgłaszającemu w tej czynności w kontekście związanym z pracą;
9. Pracodawca – zgodnie z art. 3 ustawy z dnia  26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy;
10. Ujawnienie publiczne - podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszeń;
11. Zgłoszenie wewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa pracodawcy poprzez wewnętrzny kanał komunikacji
12. Zgłoszenie zewnętrzne - przekazanie informacji na temat naruszeń właściwym organom;
13. Dyrektywa - Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 209/1937 z dnia 23.10.2019r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
14. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
15. Regulamin – niniejszy regulamin zgłoszeń wewnętrznych
16. Ustawa- Ustawa z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów ( Dz.U.2024.928)

§ 2

Zakres przedmiotowy i podmiotowy

1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być informacje o naruszeniu prawa, polegające na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

• korupcji
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostany zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela

2. Oprócz wskazanych powyżej informacji o naruszeniach prawa, pracodawca dopuszcza możliwość dokonywania zgłoszeń wewnętrznych również w przypadku:

• wystąpienia mobbingu i dyskryminacji;
• naruszenia standardów etyki;
• innych obowiązujących regulacji wewnętrznych;

3. Przepisów Regulaminu nie stosuje się jeśli:

• osoba zgłaszająca działała w złej wierze;
• dotyczy tajemnicy związanej z zawodem;
• informacje dotyczą chronionych na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy powszechnie obowiązującego prawa;
• informacje dotyczą tajemnicy postępowania karnego.

4. Osobami uprawnionymi do dokonywania zgłoszeń są:

• pracownicy, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał;
• osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;
• osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• stażyści, praktykanci;
• wykonawcy (podwykonawcy, dostawcy) świadczący usługi na rzecz SP ZOZ w Bogatyni.

§3

Zespół wyjaśniający i postępowanie wyjaśniające

1. Dyrektor SP ZOZ w Bogatyni powołuje pełnomocnika ds. zgłoszeń sygnalistów i nadaje mu stosowane upoważnienie oraz gdy występuje taka konieczność Zespół wyjaśniający na wniosek pełnomocnika ds. zgłoszeń sygnalistów do rzetelnego przeprowadzania postępowań wyjaśniających.
2. Do Zespołu wyjaśniającego należą : pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów oraz dwóch podległych mu pracowników powołanych przez Dyrektora na wniosek pełnomocnika.
3. Do zespołu wyjaśniającego powołuje się pracowników posiadających wiedzę z obszaru zgłoszonej nieprawidłowości.
4. Pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów (oraz w uzasadnionych przypadkach członkowie zespołu wyjaśniającego)  nadane mają odrębne upoważnienia dające prawo do:

• Przetwarzania danych na potrzeby zgłoszenia
• Przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń
• Dostępu do danych i dokumentów potrzebnych w postępowaniu wyjaśniającym
• Dostępu do zapisu monitoringu
• Uzyskania wyjaśnień od pracowników niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego
• Wpisywania zgłoszeń do rejestru
• Przekazania sygnaliście informacji zwrotnej, w tym informacji o stwierdzeniu albo braku stwierdzenia naruszenia prawa oraz informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań

1. Osoby powołane do Zespołu wyjaśniającego zobowiązane są do zachowania w tajemnicy informacji do których miały dostęp.
2. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy pełnomocnika ds. zgłoszeń sygnalistów, Sygnalista może dokonać zgłoszenia bezpośrednio do Dyrektora SP ZOZ w Bogatyni.
3. Dostęp do kanałów zgłaszania naruszeń prawa posiada jedynie pełnomocnik                         ds. zgłoszeń sygnalistów i w uzasadnionych przypadkach członkowie zespołu wyjaśniającego.
4. Postępowanie wyjaśniające przeprowadza się celem ustalenia czy doszło do naruszenia prawa oraz wydania rekomendacji  do podjęcia działań następczych i naprawczych.
5. Pełnomocnik ds. zgłoszeń Sygnalistów oraz członkowie zespołu wyjaśniającego posiadają niezależność w wykonywaniu swoich działań.
6. Z postępowania wyjaśniającego tworzy się  raport, który zawiera wyniki pracy, rekomendacje i wnioski.
7. Członkiem zespołu wyjaśniającego nie może być:

• Osoba, która dokonała zgłoszenia będącego przedmiotem postępowania
• Osoba, której dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa
• Osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub bezpośrednim przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie

§ 4

Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych

1. Sygnalista może dokonywać zgłoszeń w formie:

• Listownej na adres  „Samodzielny Publiczny Zespół Opieki Zdrowotnej, ul. Szpitalna 16, 59-920 Bogatynia” z dopiskiem na kopercie „Poufne-pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów”
• Elektronicznej za pomoc adresu e-mail : Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi JavaScript.
• Papierowo do dedykowanej skrzynki z napisem „Zgłoszenia sygnalistów” umieszczonej w wyznaczonym miejscu na terenie SP ZOZ w Bogatyni            (2 piętro korytarz)

1. Zgłoszenie musi zawierać:

• Dane osoby zgłaszającej : imię, nazwisko, stanowisko, adres korespondencyjny lub mailowy
• datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa
• opis sytuacji naruszenia prawa
• dane osoby/podmiotu/komórki organizacyjnej naruszającej prawo
• wskazanie ewentualnych świadków oraz dowodów
• informację, czy zgłoszenie ma charakter jawny czy poufny

1. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
2. Zgłoszenie może mieć charakter jawny i poufny.

• Zgłoszenie jawne – osoba dokonująca zgłoszenia wyraża zgodę na pełne ujawnienie tożsamości zarówno osobom zaangażowanym w postępowanie wyjaśniające jak i postronnym
• Zgłoszenie poufne- dane osoby zgłaszającej mogą być znane tylko członkom zespołu wyjaśniającego

1. Zgłoszenia są ewidencjonowane w rejestrze.
2. W rejestrze zgłoszeń znajdują się następujące dane:

• Numer sprawy
• Przedmiot naruszenia
• Dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób
• Adres do kontaktu sygnalisty
• Data zgłoszenia
• Informacje o działaniach następczych
• Data zakończenia sprawy

1. Przyjęcie zgłoszenia naruszenia i czynność z tym związane

• W terminie 7 dni od daty otrzymania zgłoszenia należy poinformować zgłaszającego o przyjęciu zgłoszenia
• Rozpatrzenie zgłoszenia z należytą starannością, badanie zasadności, podjęcie działań następczych
• Przekazanie informacji zwrotnych w terminie nie przekraczającym 3 miesięcy od daty przyjęcia zgłoszenia
• Zespół wyjaśniający w wyniku postępowania stwierdza:

a)      Że doszło do naruszenia i wydaje rekomendacje do działań naprawczych

b)      Że do naruszenia nie doszło i odstępuje od zgłoszenia

1. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§5

Zgłoszenia zewnętrzne

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszym Regulaminie a szczególnie gdy :

• W ustalonym terminie nie przekazano informacji zwrotnej
•  Zgłaszający ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody lub

• Dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe
• W przypadku zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na okoliczności sprawy np. istnieje możliwość zniszczenia lub ukrycia dowodów lub istnieje możliwość zmowy między pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa.

§6

Ochrona Sygnalistów

1. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Wobec danych Sygnalisty stosuje się pseudonimizację.
3. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

• odmowie nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
•  nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
•  przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
• mobbingu;
• dyskryminacji;
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
•  nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
•  wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

1. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych ma prawo do odszkodowania zgodnie z art. 14. Ustawy z dnia czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów. 

• §7

Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w regulaminie zastosowanie mają przepisy ustawy o ochronie sygnalistów  oraz dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

1. Załącznikami do regulaminu, stanowiącymi integralną jego część są:

• Upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i prowadzenia postępowań wyjaśniających
• Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych
• Formularz zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa wraz z klauzulą informacyjną