Pełnomocnikiem do spraw zgłoszeń sygnalistów
w SP ZOZ w Bogatyni jest Joanna Kucal
Formularz zgłoszeniowy ---------> Pobierz<---------
Regulamin zgłaszania przypadków naruszeń prawa
oraz ochrony Sygnalistów
w Samodzielnym Publicznym Zespole Opieki Zdrowotnej w Bogatyni
Regulamin został opracowany na podstawie
Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 209/1937 z dnia 23.10.2019r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii
Oraz
Ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów ( Dz.U.2024.928)
Wstęp
- Celem niniejszego Regulaminu jest w szczególności określenie :
- naruszeń prawa podlegających zgłoszeniu
- osób uprawnionych do dokonywania zgłoszeń
- zasad przyjmowania i procedowania dokonanych zgłoszeń wewnętrznych
- zasad ochrony Sygnalistów
- Dane osobowe osoby, której nadano status sygnalisty, podlegają szczególnej ochronie
w celu ograniczenia osobistego ryzyka osoby zgłaszającej nieprawidłowości, w tym negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się zgłoszenie.
- Zasady określone niniejszym Regulaminem nie naruszają, ani nie ograniczają obowiązku dokonania zawiadomienia właściwym organom państwowym zgodnie z ich kompetencjami, zwłaszcza w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa.
- Głównym adresatem zgłoszeń jest osoba wyznaczona jako pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów, a w uzasadnionych przypadkach Dyrektor SP ZOZ w Bogatyni.
- Postępowanie wyjaśniające prowadzi zespół wyjaśniający pod kierownictwem pełnomocnika ds. zgłoszeń sygnalistów. Zespół wyjaśniający powołuje Dyrektor na wniosek pełnomocnika ds. zgłoszeń sygnalistów.
§ 1
Definicje
- Sygnalista (osoba zgłaszająca) – pracownik, były pracownik, kandydat do pracy, który uzyskał informację o naruszeniu prawa, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy np. umowa cywilnoprawna, stażysta – ujawniający za pomocą wskazanych w Regulaminie kanałów w dobrej wierze informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą;
- Działania następcze - działania podjęte przez pracodawcę lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
- Działania odwetowe - bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę dla osoby dokonującej zgłoszenia;
- Informacja o naruszeniu prawa - informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałych lub potencjalnych naruszeń, do których doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą osoba dokonująca zgłoszenia utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy, lub dotyczące prób ukrycia takich naruszeń;
- Informacja zwrotna - przekazanie osobie dokonującej zgłoszenia informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów tych działań;
- Kontekst związany z pracą - całokształt działań związanych z pracą w ramach których osoby uzyskują informacje na temat naruszeń
- Osoba które dotyczy zgłoszenie - osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub z którą osoba ta jest powiązana;
- Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - oznacza osoba fizyczna, która pomaga zgłaszającemu w tej czynności w kontekście związanym z pracą;
- Pracodawca – zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy;
- Ujawnienie publiczne - podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszeń;
- Zgłoszenie wewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa pracodawcy poprzez wewnętrzny kanał komunikacji
- Zgłoszenie zewnętrzne - przekazanie informacji na temat naruszeń właściwym organom;
- Dyrektywa - Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 209/1937 z dnia 23.10.2019r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
- RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
- Regulamin – niniejszy regulamin zgłoszeń wewnętrznych
- Ustawa- Ustawa z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów ( Dz.U.2024.928)
§ 2
Zakres przedmiotowy i podmiotowy
- Przedmiotem zgłoszenia mogą być informacje o naruszeniu prawa, polegające na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
- korupcji
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostany zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela
2. Oprócz wskazanych powyżej informacji o naruszeniach prawa, pracodawca dopuszcza możliwość dokonywania zgłoszeń wewnętrznych również w przypadku:
- wystąpienia mobbingu i dyskryminacji;
- naruszenia standardów etyki;
- innych obowiązujących regulacji wewnętrznych;
3. Przepisów Regulaminu nie stosuje się jeśli:
- osoba zgłaszająca działała w złej wierze;
- dotyczy tajemnicy związanej z zawodem;
- informacje dotyczą chronionych na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy powszechnie obowiązującego prawa;
- informacje dotyczą tajemnicy postępowania karnego.
4. Osobami uprawnionymi do dokonywania zgłoszeń są:
- pracownicy, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał;
- osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;
- osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- stażyści, praktykanci;
- wykonawcy (podwykonawcy, dostawcy) świadczący usługi na rzecz SP ZOZ w Bogatyni.
§3
Zespół wyjaśniający i postępowanie wyjaśniające
- Dyrektor SP ZOZ w Bogatyni powołuje pełnomocnika ds. zgłoszeń sygnalistów i nadaje mu stosowane upoważnienie oraz gdy występuje taka konieczność Zespół wyjaśniający na wniosek pełnomocnika ds. zgłoszeń sygnalistów do rzetelnego przeprowadzania postępowań wyjaśniających.
- Do Zespołu wyjaśniającego należą : pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów oraz dwóch podległych mu pracowników powołanych przez Dyrektora na wniosek pełnomocnika.
- Do zespołu wyjaśniającego powołuje się pracowników posiadających wiedzę z obszaru zgłoszonej nieprawidłowości.
- Pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów (oraz w uzasadnionych przypadkach członkowie zespołu wyjaśniającego) nadane mają odrębne upoważnienia dające prawo do:
- Przetwarzania danych na potrzeby zgłoszenia
- Przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń
- Dostępu do danych i dokumentów potrzebnych w postępowaniu wyjaśniającym
- Dostępu do zapisu monitoringu
- Uzyskania wyjaśnień od pracowników niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego
- Wpisywania zgłoszeń do rejestru
- Przekazania sygnaliście informacji zwrotnej, w tym informacji o stwierdzeniu albo braku stwierdzenia naruszenia prawa oraz informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań
- Osoby powołane do Zespołu wyjaśniającego zobowiązane są do zachowania w tajemnicy informacji do których miały dostęp.
- W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy pełnomocnika ds. zgłoszeń sygnalistów, Sygnalista może dokonać zgłoszenia bezpośrednio do Dyrektora SP ZOZ w Bogatyni.
- Dostęp do kanałów zgłaszania naruszeń prawa posiada jedynie pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów i w uzasadnionych przypadkach członkowie zespołu wyjaśniającego.
- Postępowanie wyjaśniające przeprowadza się celem ustalenia czy doszło do naruszenia prawa oraz wydania rekomendacji do podjęcia działań następczych i naprawczych.
- Pełnomocnik ds. zgłoszeń Sygnalistów oraz członkowie zespołu wyjaśniającego posiadają niezależność w wykonywaniu swoich działań.
- Z postępowania wyjaśniającego tworzy się raport, który zawiera wyniki pracy, rekomendacje i wnioski.
- Członkiem zespołu wyjaśniającego nie może być:
- Osoba, która dokonała zgłoszenia będącego przedmiotem postępowania
- Osoba, której dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa
- Osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub bezpośrednim przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie
§ 4
Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych
- Sygnalista może dokonywać zgłoszeń w formie:
- Listownej na adres „Samodzielny Publiczny Zespół Opieki Zdrowotnej, ul. Szpitalna 16, 59-920 Bogatynia” z dopiskiem na kopercie „Poufne-pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów”
- Elektronicznej za pomoc adresu e-mail : Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi JavaScript.
- Papierowo do dedykowanej skrzynki z napisem „Zgłoszenia sygnalistów” umieszczonej w wyznaczonym miejscu na terenie SP ZOZ w Bogatyni (2 piętro korytarz)
- Zgłoszenie musi zawierać:
- Dane osoby zgłaszającej : imię, nazwisko, stanowisko, adres korespondencyjny lub mailowy
- datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa
- opis sytuacji naruszenia prawa
- dane osoby/podmiotu/komórki organizacyjnej naruszającej prawo
- wskazanie ewentualnych świadków oraz dowodów
- informację, czy zgłoszenie ma charakter jawny czy poufny
- Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
- Zgłoszenie może mieć charakter jawny i poufny.
- Zgłoszenie jawne – osoba dokonująca zgłoszenia wyraża zgodę na pełne ujawnienie tożsamości zarówno osobom zaangażowanym w postępowanie wyjaśniające jak i postronnym
- Zgłoszenie poufne- dane osoby zgłaszającej mogą być znane tylko członkom zespołu wyjaśniającego
- Zgłoszenia są ewidencjonowane w rejestrze.
- W rejestrze zgłoszeń znajdują się następujące dane:
- Numer sprawy
- Przedmiot naruszenia
- Dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób
- Adres do kontaktu sygnalisty
- Data zgłoszenia
- Informacje o działaniach następczych
- Data zakończenia sprawy
- Przyjęcie zgłoszenia naruszenia i czynność z tym związane
- W terminie 7 dni od daty otrzymania zgłoszenia należy poinformować zgłaszającego o przyjęciu zgłoszenia
- Rozpatrzenie zgłoszenia z należytą starannością, badanie zasadności, podjęcie działań następczych
- Przekazanie informacji zwrotnych w terminie nie przekraczającym 3 miesięcy od daty przyjęcia zgłoszenia
- Zespół wyjaśniający w wyniku postępowania stwierdza:
a) Że doszło do naruszenia i wydaje rekomendacje do działań naprawczych
b) Że do naruszenia nie doszło i odstępuje od zgłoszenia
- Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§5
Zgłoszenia zewnętrzne
- Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszym Regulaminie a szczególnie gdy :
- W ustalonym terminie nie przekazano informacji zwrotnej
- Zgłaszający ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody lub
- Dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe
- W przypadku zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na okoliczności sprawy np. istnieje możliwość zniszczenia lub ukrycia dowodów lub istnieje możliwość zmowy między pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa.
§6
Ochrona Sygnalistów
- Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
- Wobec danych Sygnalisty stosuje się pseudonimizację.
- Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
- odmowie nawiązania stosunku pracy;
- wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
- nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
- obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
- wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
- pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
- przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
- zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
- przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
- niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
- negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
- nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
- przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
- mobbingu;
- dyskryminacji;
- niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
- wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
- nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
- działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
- spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
- wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
- Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych ma prawo do odszkodowania zgodnie z art. 14. Ustawy z dnia czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów.
- §7
Postanowienia końcowe
- W sprawach nieuregulowanych w regulaminie zastosowanie mają przepisy ustawy o ochronie sygnalistów oraz dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
- Załącznikami do regulaminu, stanowiącymi integralną jego część są:
- Upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i prowadzenia postępowań wyjaśniających
- Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych
- Formularz zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa wraz z klauzulą informacyjną